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离职如何巧妙完成工作交接?

来源:五百丁 作者:五百丁小编

离职如何巧妙完成工作交接.jpg


人在职场,永远离不开工作交接。要不你交给别人,要不别人交给你。

 

一个企业,要想基业长青,一定要做到知识传承。

 

当今社会,企业人员流动频繁,员工离职后,经常会出现工作交接不到位,造成工作断档或遗漏失误的情况,又该怎么办?

 

工作交接什么情况下会发生

 

1、离职:不论是主动离职还是被动离职,在提出离职申请时,就要准备好交接工作了。

2、异动:特指内部轮岗需要。

3、组织调整:公司战略调整,导致组织架构裂变,涉及相关人事工作调整。

 

工作交接涉及到哪些人员

 

1、交接人:是指将要把工作交接出去的人;要列出交接清单,包括资料及工具(包括档案、统计表、证件等);经办工作(包括客户衔接等);未完事宜(包括正在经办的事、尾款等);其他需交接事宜。每项需注明具体交接内容及具体说明。其中经办的工作除了工作流程外,还需要对具体情况予以说明。如果是离职,还需填写离职手续交接清单,并按表单要求至各相关部门移交相关物品由各部门经办人员及负责人签字确认。

 

2、接手人:将要从别人手中接入新工作的人;检查交接清单与实际交接内容是否相符。阅读交接人所列资料及通过交接是否能独立进行目前工作。

 

3、接口人:是指在正常工作中,与自身工作有来往关系的或是常联系的主要内外部协调人员。

 

4、人资部:对工作交接的规定、流程的完善(制度、流程保障,设计出符合公司实际的工作交接规定与流程,并按之执行。设计出符合公司实际的交接表格,方便交接人员按要求执行。在交接结束后对各交接环节进行检查,是否有环节存在问题。如接手人是否已顺利接手目前工作,交接中应交但未交的如何处理等。通过交接检查来看看后续是否有需要完善的。

 

5、监交人:一般为部门负责人。检查交接人列出的清单是否还有遗漏项,关注接手人是否基本能独立目前工作。根据关注情况对交接工作提出建议。作为监交人确认部门岗位工作交接的完成。

 

交接工作分步走

 

说到底,还是得“交作业”啊,就得拿出一份交接计划。

 

1、明确交接内容、设定每一项内容的交接时间段、交接方法、涉及人员(除你俩之外的其他业务人)、明确交接时需要的资源。

 

2、制定履行好现有的离职交接单、制定补充交接单、交接流程并签字、

 

3、执行交接过程中及时向主管领导反应工作情况、每天督促“上级领导”,协助完成交接工作“应有的进度”。向上上级领导报告交接工作的进度。

 

4、当工作全部交接完毕,别急,你要做的还有最后一步,也是非常重要的一步,那就是让相关负责人给你们的交接签一个自己的名字。

 

交接工作的内容:

 

1、日常工作,即现有业务的覆盖面,每个业务的现状;也指常规要做的内容有哪些,也可以把他理解为绩效指标或关键任务项。

 

2、待办工作,现在手头上的工作开展的进度,接下来要做的工作现状、后续工作推进计划、正在推进中的工作事项,推进中存在的问题及后续注意事项。

 

3、工作资料,包括规章制度、条文,也包括历年原始文件资料等。另附相关资料、文档转交的介绍和说明;这里建议将所有资料做交接,不公限于相关资料,且copy或是传送给乙方工作接手人。

 

4、具体工作办理方法。相关工作的流程、时间节点、联系人,注意事项。建议理一份自己工作的作业指导书或操作手册。或者有一份工作推进中常见的FAQ。有了这些,工作交接非常全面、细致,有哪些工作及工作如何来做就有书面的依据了。

 

5、扶上马送一程,除了做好工作内容的交接之外,还应将接手人介绍给原相关的接口人;另外,针对一些敏感的信息,可以单独发邮件给接手人留存,如微信公众号、微博、公共邮箱、公共QQ等的账号密码等。在正式引荐完成后,则原来由交接人主要跟进的工作,均转交由接手人跟进执行,由交接人辅助即可。

 

6、修订工作作业指书或操作手册及FAQ。接手人正式接手工作后,在执行过程中,根据自己对工作的理解,可以对交接人交接过来的文档、资料等内容进行修订,并标注好修订版本和修改的内容。

 

建议注意事项:

 

1、自己把自己工作编成一本作业指导书,


2、每一页下都有交接人与接收人的签字,还要有日期


3、一式两份


4、只讲一遍后让他签字,因为这时他是记得最深的。


5、全部签完后,给领导看


6、要有第三人在场,决不能就两个人交接。


7、财务管理的交接,必需要把库存和现金两笔帐弄清、清点票据,把所清点的票据都一一签字,而且还不是你一个人签字,在场的参与交接的主管都签字。这是非常重要的一个环节。


8、和相关人员交接结束后,一定要向上一级主管领导汇报交接情况。(必要时最好让这位上级主管领导签字。)

 

人资部要做的事:

 

1、根据公司的岗位设置,针对每个岗位的职能和工作特点编写一份《岗位工作交接指导表》,明确每个岗位工作离职要交接的内容、交接的方法、交接人。

 

2、做各岗位的工作管理。员工电脑的电子文件存放进行规范化,每个人都只设立四个文件夹,第一“管理文件”文件夹,存放和岗位相关的管理制度、标准、规范、记录表单、标准模板(如合同模板)等公司正式执行的文件;第二“工作档案”文件夹,存放所有在工作中成型、提交的工作报告、报表各种有存档备查和再利用价值的文档;第三“日常工作”文件夹,存放在日常工作中各部门相互传递的文档资料、自己在工作中随时产生的工作文档。

 

一般工作中产生的文档都放在此文件夹,而一旦某项工作文档正式完成或提交后,则转存到“工作档案”文件夹;第四“参考素材”文件夹,放置下载的各种参考资料等;如果公司允许,也可以设一个第五文件夹,放置个人的一些私密文档。

 

附件:工作交接表


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