个人中心
首页 > 职场攻略 > 职场经验 > 正文

我的工作任务管理

来源:五百丁 作者:一道小编

我的工作任务管理.jpg


最近一阵我有两个学员病了:DDL逼到眼前才开始写文书,又担心,又懊悔,又要熬夜,又紧张赶不上,还得硬着头皮求推荐人在最后一分钟务必提交推荐信,各种压力和煎熬,于是就发烧了。一边烧着一边还得写,简直是屋漏偏逢连夜雨。


听起来是不是很熟悉呢?


2011年的时候,我写过一篇《我的时间管理》(回复『我的时间管理』获取),有幸大家喜欢,到今天都还陆续有人转发。但我渐渐发现,如何克服拖延,完成自己给自己设下的任务和目标,可能比时间管理更为重要。


创业这两年,大事不多,杂事不少,渐渐也有些一件一件把事做完的心得,今天和大家分享。


1、不要等optimal time,马上动手


越难,越不喜欢,越需要花时间的事,似乎越是难以马上开始。我们总是能找到很多借口拖延下去:现在太忙,这会儿太累,等会要出门时间不够,让我再休息一会会。。。


拖延是有累积效应的,你越拖,对自己就越不满,这件事对你造成的不愉快感就越多,你就越不愿意开始。


这时候可能最有帮助的是两句老话:一句是万事开头难,提醒自己其实并不是整个过程都会这么不愉快,一旦开始,经验和习惯会使得接下来的历程越来越轻松;另一句是长痛不如短痛,任务不会因为你的拖延而消失,你也不会因为拖延获得真正的解脱,它还压在你的心里,使你不能100%放松享受。不如一咬牙,赶紧结束这个过程。


给自己一个『马上动手』的命令。无论遇到什么,都不要给自己左右思考的时间,不要给『似乎不需要现在做』的假理性分析以机会。把它作为你雷打不动的原则,养成习惯,一旦着手,你就会发现,再困难的任务,都有完成的一天。


2、一次只走一小步


另一个能帮助你『马上开始』的方法,就是分解任务。把一个模糊的目标分解为许多清晰的执行步骤,不但会让这个目标更容易实现,也能帮你迅速踏出最关键的第一步。


比如,如果你需要写一个冗长的报告(或一篇完全没有头绪的essay),你可以把它分解为:


Step 1:写出报告完成需要的步骤


Step 2:在纸上列出几种可供考虑讨论的主题/内容概要


Step 3:选择一个主题


Step 4:列出提纲


Step 5:列出需要查找资料的内容


Step 6:写出第一段


Step 7:写出每段的第一句


Step 8&more:陆续写出一个非常粗糙的初稿,然后慢慢分步骤完善


如果每天只需要15分钟来完成一个步骤,一篇essay其实最多也只需要两个星期。


任何任务的第一步,都可以只是『写出完成这个任务的步骤』。只要你迈过『万事开头难』的门槛,有了一点点进展,你的内心就会受到鼓舞肯定,这些正面情绪就会给你更多的动力,去一步一步做完接下来的所有步骤。


这些小步骤,也是有效的提醒,让你每天都往前推进一点点,这样当时间不知不觉的过去,你就会『不知不觉完成了耶』,而不是『不知不觉又浪费了两周』。


3、提前做好规划


很多时候,拖延是因为没有心理准备:明明是想去玩的,为什么要坐下来做一件我不喜欢的事。越觉得无法获取自己明明可以得到的休息或娱乐,就越不想动手。临时抱佛脚带来的焦虑感也会使得原本就不可爱的任务更加讨厌。提前规划能空出合理的时间,为你做好心理准备,让你在任务到来的时候,就顺其自然地接受:今天本来就应该做这件事。


一个好的规划app在这一步必不可少。这些年我试过很多To-do apps,比如众口皆碑的Todoist,DropDesk,2Do等等,但最终发现有一个app的考验,最能帮我记住,规划,和完成任务。这个app叫Any.Do。


Any.Do好用在:


#1 它只有今天,明天,下周,Someday这四个选项


我们对未来的规划是不明确的,往往只有今天,明天的时间最容易把握。以后的事,以后再说吧,让我们一次只走一小步。就算临时需要更改,也很容易把下周或someday的任务拖拽过来。


这样的设置也能帮助我们把注意力更多地放在今明两天的任务上。完成今天,盯着明天,一次只走一小步。


#2 它只有重要跟不重要这两个等级


很多to do app有好几个重要等级,好几种排列方式,琢磨一个任务到底有多重要都已经浪费死脑细胞。其实真的,任务只有今天必须完成和不必须完成两个选择,才比较容易给自己下死命令啊。


列为重要的任务会显示为红色,一下子就跟其他任务区分开来,也是很体贴的设置。


# 3它有一个Any.Do Moment的设置,每天早上提醒你再次规划和清理任务


还是一次完成一小步的原则,先把要做的事情都列完,然后慢慢细化这些任务的完成时间。


Any.Do有iOS和Andoid版,也有Mac和PC版。要是你不喜欢用apps,没关系,它还有网页版和Chrome插件版。


4、定期审视和调整


在《我的时间管理》中,我的tip第一条,就是『记录自己的时间』。要对自己的时间花在哪里有一个全面的了解,才能针对性做出改善,一小步,一小步地养成良好的任务管理习惯。


还是同一个建议:把自己的时间详细记录下来,持续两周。用不同的颜色在你的calendar上标注出每一个15分钟你都在干嘛,什么时候起床,什么时候睡觉。光看颜色分布,你就知道自己想拖延的时候什么是你的帮凶:是看电视,看朋友圈,还是微信上瞎聊天?


我自己喜欢:

把工作标成蓝色,读书时间标成蓝绿色(介于健康和工作之间的自我提升)

洗漱吃饭时间标成淡绿色,健身标成深绿色(都是健康相关嘛)

和家人朋友电话或聚会标成黄色,networking标成橘色(都是social)

校友会事宜标成紫色(跟别的颜色都能区分开来)

办些生活小杂事的时间标成淡红色(红色提醒自己这些杂事是不是能做的更有效,是不是能outsource?),最后,把娱乐和休息时间标成红色,把花在social media上的时间标成深红色


这样我的calendar一眼看过去就知道,蓝色的工作时间是多少,红色的时间又是多少,自我提升和代表健康的绿色够不够?有没有太忙而忽略了家人和朋友所以都没有黄色出现?


5、提升执行力的小tips,逐步改进


接下来,针对calendar上需要改进的部分,琢磨各种改进方式:


花太多时间看美剧,就给自己设一个每次只能看一集的限制;

花太多时间刷微博,就给自己定一个番茄钟;

盯着屏幕发呆想不出主意的时间太多,下次就转到白板和白纸,激发思路;

每天早上起来太难进入状态,就找出当天最喜欢做的事,设为第一个任务;

在书房或办公室呆太久效率下降,就拿上笔记本转到沙发(有实验证明『移动』办公对完成不同任务更有效果,比如沙发上看书最有效率,饭桌上写ideas更有思路,阳台上打电话聊的最开心)


任何tips,要真正长期发挥作用,都需要持之以恒,不断琢磨,跟自身结合,否则都只是一时新鲜,没有意义哈。


6、每天做点让自己高兴的事


我们都是情绪动物,受情绪控制的程度比我们自己以为的更深。心情好,效率就高;自我怀疑,沮丧,懊悔等等负面情绪,都会使执行力下降,更无法完成任务。


所以,完成任务的最后窍门:做点让自己高兴的事。自我鼓励的一句话,无所事事的一天里发掘的哪怕一点点小成就,在开始自我怀疑的时候立刻寻找自己的闪光点,亲人好友的肯定和支持,宠物的陪伴,运动后的好心情,哪怕只是睡前看的一页书,都会给你增加一点点成就感,鼓励你明天做的更好。


任务管理的秘诀:


学会使用适手的工具And.Do和Calendar


时时审视自己的任务管理和时间利用


利用各种小窍门:移动办公,白板,番茄钟


保持乐观的情绪

0

二维码

1.五百丁遵循行业规范,任何转载的稿件都会明确标注作者和来源;

2.五百丁的原创文章,请转载时务必注明文章作者和"来源:五百丁",不尊重原创的行为五百丁或将追究责任;

3.作者投稿可能会经五百丁编辑修改或补充。

Word简历模板

  • 最美简历合集
  • WORD简历模板
  • 线轴简历模板 清爽风格
  • 图形化创意简历模板合集
客服在线时间:9:00-18:00

Copyright © 2014-2016 500d.me. All Rights Reserved.

个人中心 - 帮助中心 - 网站地图 - 粤ICP备14072413号