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如何才能高效利用上班时间,完成工作?

来源:五百丁 作者:五百丁小编

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如何才能高效利用上班时间,完成工作?


1、列出一张目标清晰的工作清单


事实上,在工作中,大多数人都会感到时间不够用。尽管时间管理的重要性每个参与工作的人们都非常清楚,但是,还是有很多人没有办法在8小时内妥善处理好自己的工作。


人们找到的最心安理得的借口是:不是我偷懒,不努力工作,而是因为工作负荷太重,工作时间却不够用。他们会抱怨说,一天就24个小时,扣掉上班下班、吃饭睡觉的时间,我基本都是在工作了;我已经把工作带回家做了;我几乎没有休息日;我已经加班到晚上9点了,我已经如何如何……


那么给你一天8小时的工作时间,真的是不够用吗?排除也许你受到了个别黑心老板的残酷剥削,目前的工作对你来说真的是分量太重了吗?你是否比成龙的事务还多?你是否身兼数职,你是否需要日理万机?


其实,遇到这种问题,你大可以抬头看看身边的同事,是不是他们都和你一样,工作忙碌得不可开交?如果不是,那十分不客气地说,这只能说是你个人的问题了。


拿李颖举例,你真的知道自己每天都需要做什么吗?李颖是同年大学毕业的同学中比较幸运的一个,由于出众的外表和本地人的身份,成功进入到一家大型股份制公司中。这家公司是国有制转制的那种,内部不乏国有公司资深的老员工,所以,李颖一进公司,就被摊派了很多工作。


李颖做的是行政工作,说来技术难度并不是很大,只是量特别多。读书的时候,李颖是学校里数一数二的优等生,也曾经获得过不少奖学金,但是到了职场上,却被每天琐碎的报表、会议记录、PPT弄的头晕脑花。这让李颖感到十分烦闷,整天愁眉苦脸,怨声载道,恨不得辞掉这份人人羡慕的“稳定”工作。


公司组织出游的时候她认识了比她早三年进入公司的林姐,现在是公司的项目组长。林姐一路听着李颖的抱怨,会心地一笑,她告诉李颖,两年前的自己和她一样,每天都要加班到晚上八九点才能办完手头工作,不要说娱乐休闲,甚至连陪伴男友的时间都没有,工作生活一片混乱。


但如今的她,基本上到下午两点就已经处理完当天所有事情了,可以轻松地听着音乐玩玩游戏等待下班了,就在这样轻松的工作状态中她还替公司竞标到不少单子,成为去年所有项目组长中拿到分红奖金最多的一个人。而这一切的改变,仅仅因为一个小小的习惯——那就是一份早上拟定的工作清单。


李颖有些半信半疑,不过还是开始按照林姐的方法,每天到公司的第一件事就是将当天需要做的事按照轻重缓急罗列出来,并设定每个任务的时间。一个月后,虽然李颖在工作时间中还是比较紧张,但比以前有条理了很多。工作的质量也有所提高,PPT也有时间去做得更精美了,得到了顶头上司的夸奖,当然心情也一扫阴霾。


可见,每天花几分钟时间列出一份条理清晰的工作清单,对一天的工作都有着极大的帮助,所以,在日常的工作中,我们也要积极养成每天列一份工作清单的习惯,将繁琐的工作打理清晰,按照紧急次序一件件完成,必将极大地提高我们的工作效率。


2、为什么要列一个工作清单


无论你是职场新鲜人,还是工作多年的职场达人,都需要一份简明扼要的工作清单。


因为一个人如果每天都是在紊乱状态中开始的,那么也许整天都会手忙脚乱,处于被动应付的局面。但是,如果每天早上都能花点时间思考今天该做什么,让零零碎碎的思路在思考中逐渐清晰,知道自己今天着重要做什么,如何去完成,会让自己的工作更具有条理性,目标也容易达成。


整理一个目的清晰、可执行的工作清单,不仅能有效利用时间,也能让自己在工作中变得更加主动,更有信心。简而言之,列清单可以为我们带来以下好处:


1.对自己的工作进度一目了然;


2.可以每天摸索一种能节省时间的窍门;


3.使你尽可能早地中止那些毫无收益的活动;


4.你可以腾出足够的时间,突击处理最急迫的事情 ;


5.把主要精力用于从长远考虑收益最大的事。


3、简单四步骤,工作不费力


一份有效的工作清单不但应该简明扼要、主次分明、目标清晰,也需要实施步骤简单,容易在短时间内迅速写完。每一天运用标准化的实施步骤,在长期的坚持下,就会越写越快,不需要深思就能切中关键,让每一天的工作都井然有序,高效完成,再也不用熬夜加班。写工作清单可以遵循以下四个步骤:


1.列清单前要设置可实现的目标;


2.分化目标,把大目标变成小目标;


3.制定出完成目标的工作计划;


4.清点每天需要完成的工作量。


几点注意事项,终结“加班狂”整理工作清单的目的只有一个,就是将时间花在真正重要的事情上,最终减少我们工作的时间,获得一种轻松的生活状态。因此一定要懂得时间的分配,本着先重后轻、先紧后慢、先急后缓的原则,梳理清楚。


另外在安排计划时需留有一定的空闲时间以应对突发的事情,避免整体计划失败。当然工作清单只是参考,它并不是僵化不变的,当事情有变化时可适度调整,吸取经验将以后的工作计划定得更具有可行性。


那么,列工作清单还需要注意哪些事项呢?


1.遵守轻重缓急,本末先后的原则;


2.使用先紧后慢,先急后缓的工作方法;


3.设定每件事的起始时间和结束时间;


4.给自己留出空闲时间,做突发事情;


5.我一次只集中力量干一件事;


6.根据事情进展,适度调整工作,监督计划的可行性。


每一天都规划好自己,升职加薪不再是“浮云”


在现代竞争日益激烈的社会环境里,每个人的时间都越来越紧张,需要完成的工作任务、学习任务越来越多,面临的诱惑也越来越多,这时候,能否规划好自己,能否在最短时间完成目标,成为首要问题。


每个人都有梦想,但有的人做事效率很高,将事情处理得井井有条,仿佛不费力就达到了自己的目标,活得越来越滋润。有的人看上去总是在忙,却越忙越穷,离自己的梦想越来越远。为什么同样的时间,效率差别那么大?为什么同样的努力,效果如此不同?真的只是自己的运气不好吗?真的是自己的事情比别人多吗?不要再找借口了,也不要再拖延下去了,现在就开始吧,就从列一份工作清单开始,向你的梦想迈进。


在刚开始拟定工作清单时,不太容易进入状态,因而花费的时间也会多一些,很多人就认为这是浪费时间而放弃。但是只要坚持一段时间,在看到显著的成果后,当看到自己逐渐从工作的负面情绪中脱身,变得悠闲从容,再继续下去就会容易很多,因此,任何事情贵在开始,重在坚持。


高效利用时间是一种能力,而且是一种应付现代社会的必备能力,但是这种能力不是先天就有的,而是需要日积月累的训练。从现在开始,做一份工作清单,“浪费”你的三五分钟,珍惜你的每一天。

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