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这是财务工作中的一件小事,却体现了智慧

来源:五百丁 作者:五百丁小编

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小编:在财务工作中,有很多小事情的处理,也能体现智慧!


公司两个部门:财务部门和销售部门发生了小小的冲突,冲突点是销售合同归档过程中,销售合同的移交流程。


事情大概是这样:公司成立初期,市场销售人员签订的销售合同在经过销售总部部门审核之后移交财务部门(当然,移交之前双方签字盖章),供财务部门根据销售合同价格开具销售发票;财务部门使用完之后,按照公司档案管理要求进行编号、整理,并进行归档(档案室隶属管理部);


随着公司规模的扩大,业务量增加,公司在5年前上了ERP系统,市场签单、物料采购、产品生产、物流发货、财务开发票确认收入均在系统中体现。财务查询合同价格只需要到ERP系统即可,因此销售合同转移至财务部门已经没有作用,流程变成了,销售总部审核合同之后,转移至财务部门,财务部门进行整理移交档案室,财务部门变成了整理档案的一部分。


由于签单数量极其庞大,销售总部每次转移至财务的订单量很大(每月转移1-2次),无转移清单并且杂乱无序,冲突由此而起,财务部门认为销售总部应该将合同按照先后顺序简单排序并且附转移清单,销售总部认为订单太多,无暇整理;


冲突一度相当激烈,财务部门和销售总部部长也无法达成一致。本来事情不大,但是由于此时公司一直在搞提效工作(整合岗位裁人),每个部门的人员都很紧张,事情出现僵局,无法推进。


后来,财务部门意识到自己在这个合同档案转移流程中纯属多余,就协调销售总部直接将档案转移至档案室。档案室面临的困难:如果同意了财务的要求,事情的根本并没有得到解决,只是财务部门抽身而退,销售总部连整理合同及移交清单都不做,更何况档案室对档案归档的要求更复杂、更细致;


如果不同意财务部门的要求,财务部门的要求是合理的(管理部承担公司流程优化工作),他们确实在流程中工作没有价值。三个部门第一次开会,也无法达成一致将问题彻底解决。


事情就推到了管理部部长身上,管理部部长既无法说服财务部长,也无法说服销售总部部长,也无法让他们两个达成一致,更无法说服人资部门给这个工作加人(人资会说,工作没增加,为什么加人),但是管理部长还是很成功的解决了这个问题。


管理部长首先将这个合同管理问题在全公司范围内铺开,开始调查公司各部门各类合同档案的管理情况,汇总情况,与公司副总沟通,说明档案管理中的不足、合同管理的重要性以及目前每年的合同量(相当大),副总境界高,站在公司角度认为:


公司的合同管理应该规范化,应该加强管理要求,防范因此带来的风险,同时认为市场部门的合同档案管理更应加强,不能到无人愿意管的地步,应专人负责市场方面的所有合同(注意这是重点),问题迎刃而解。因由专人负责,财务部门和市场销售部门很快达成一致。


这还没完,管理部部长在解决这个问题的同时,在全公司范围内开展档案管理的培训,组织各部门相关岗位(各部门长指定)进行学习,完善合同档案管理,并规范了各部门的档案管理。管理部长做的工作既解决了具体问题,开展的工作也得到了领导们的认可,一举两得。

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