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to do list堆积成山,你需要看看这篇时间管理守则

来源:五百丁 作者:chinaz_zy

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大概是08年前后,我开始接触时间管理。作为一名初学者,当然是按照各种高人的建议一步步认真实施,也是坚定的GTD信奉者和追随者。


那时候的想法很简单:如果有一天,我能充分掌握时间管理的方法,找到最适合自己的工具,就肯定能出任CEO迎娶白富美。


多么美(you)好(zhi)的梦想啊~


一两年后的某天,我突然发现,花了那么多时间和精力,背熟了GTD流程,跟人侃侃而谈各种时间管理方法,手机里装满了to do软件,为什么我的生活和工作还是一团糟呢?


那段时间,每次四十五度角仰望星空的时候,我都会思考一个问题:我究竟为什么要做时间管理?


很多年以后,我的朋友Amy告诉我,正是那段时间的反思让我弄明白了自己的目标。


是的,就是目标。


表面上,我的目标是改善现状,但在实际行动上,我却把“掌握时间管理”当成了目标,冲突自然就出现了。


其实许多时间管理理论一开始就告诉过我们,虽然时间管理是一种工具、一项技能,但最重要的是掌握它的理念,利用它来为我们的人生目标服务。


可惜我们往往沉迷其中,假装自己学会了时间管理就是获得了进步。


于是我开始转而研究目标管理,制定了适合自己的目标和计划并朝着这个目标迈进,时间管理也从“圣经”变成了真正的“工具”。


我不再纠结于流程和方法,只是根据实际情况选择最合适的做法,甚至大多数时候,没有任何流程,只不过是一些小技巧的应用而已。


这个时候,我对时间管理的理解慢慢由“术”变为了“道”。


到目前为止,实践时间管理已经有七八年了,期间当然也怀疑过、摈弃过,但最终,我还是习惯了,也找到了适合自己的方法和工具。这些方法和工具都非常简单,简单到不像是在做时间管理,但我仍然认为它们可以更精简。


当有一天,我不再需要刻意借助“金句”或“工具”也能在处理事务的时候达到“心如止水”的境界,或许就到了传说中“禅”的境界了吧。


希望有那么一天。


我是如何进行时间管理的?


先对伸手党说一句,经验这种事很不靠谱。在个人差异明显,外界环境变化剧烈的时代,想找到可套用的模式几乎是徒劳的。别人的经验可以参考,但自己的经验永远只能靠经历去获得,这种“自己的经验”,才是能够适应变化的。


我现在的方法很简单,就是把握最重要的几个步骤:搜集、归类、处理、回顾,其它没有了。


当然并不是真的没有,有需要的话我可以写出更详细的流程和执行规则,但一是篇幅不允许,二是我觉得,相比起别人规划的流程,更好的做法是充分实践,遵循自己的实际情况和习惯,逐步形成属于自己的时间管理方法。


打个比方。许多时间管理方法论里都强调在搜集阶段要有一个固定的inbox,这样会更有序,也能最大程度避免遗漏事务,但我并没有刻意去设置这样一个inbox,因为重点并不是inbox是什么,而是了解“搜集”这个步骤的目的是什么。


搜集首要的是迅速,那么我就找当前最顺手的来用,同时为了避免之后的遗漏,也顺便养成了迅速归类的习惯。现在,手头空白的A4纸、自制的活页本以及手机上的滴答清单成为了我的inbox(s),我确信它们肯定比我一开始规划的要合理。


说到底,不要拘泥于方法论,时间管理只是一种理念,只要持续去做,就会自然而然形成一种时间管理的方法,这个方法对你而言就是最好的。


如何坚持?


无论是做时间管理还是执行减肥计划,大家都担心坚持不下去。我以前写过一篇文章,说最好的习惯其实是坚持,但要养成这种习惯并不容易,我自己也并非什么事都能坚持下去。因此今天咱们换一种思路来看看如何坚持。


通常认为坚持不下去有三个原因:客观情况的限制、惰性以及意愿。


对于客观情况的限制,我建议大家顺其自然就好。强扭的瓜不甜嘛,有时候一个弯拗不过去就是拗不过去,何必强求呢。比如很多人听我说晚上如何自我提升,就跑来问每晚加班怎么破?


对此我的回答一律是:不破。晚上确实没有时间,就不要考虑那么多了嘛,该放松就放松,该陪家人就陪家人。


惰性看起来是个最常见的原因,但据我观察,其实不然。惰性人人都有,不过一般通过奖励(最好是正向奖励)的方式都可以解决。很多时候懒惰只是表象,真正的原因一个是客观限制,一个是意愿。


比如我想每天跑步,但到了第三天,实在坚持不下去了,一个可能就是身体确实受不了这种强度的运动。另一个原因就是,我内心并不认为这个计划是我需要的。


所以如果下次你觉得自己没法坚持的时候,先看看是不是有客观限制,有的话就想办法绕过它,如果不是,再试试奖励的办法,还是没效果的话,那就是意愿的原因了。


很多人觉得谈意愿有些过于唯心,不过我觉得,驱动我们做事的原动力基本都来自于意愿。我有段时间辞职在家,时间多到不需要管理,但仍然每天学习超过8小时,3个月考过了CCNA和CCNP的,让我坚持下去的,也不是什么时间管理技能,而是对未来的期望和改变现状的意愿。


上面提到的Amy,我一直希望能够影响她加入时间管理的大军,可惜她对时间管理这种带有强迫症症状的生活方式嗤之以鼻,不过这并不影响她对事业的坚持,究其原因,也是因为她有强烈的意愿去做自己想要做的事。


所以如果你做了计划,但却不知道该如何坚持下去,那就想想最初制定这个计划的初衷到底是跟风,还是出于内心的强烈意愿。


一些提高效率的小技巧


坦白讲,都是些老生常谈,但这些是我觉得比较有效的,大家多听一次也无妨。


放弃完美主义——纠结细节是高效率的天敌,我们在细节上花费了大量的时间和精力,但最后依然要面对不可预知的结果,从理性的角度考虑,这是很不划算的。虽然“细节决定成败”,但由于客观环境的限制,我们必须放弃完美主义,在效率和质量上寻求平衡。


Make a list——你的记性永远没有想象中那么好,所以把需要做的事情列个清单吧。


2分钟原则——当然未必一定是2分钟,只是说,很短时间内能搞定的事就先搞定。如果这类事情太多,就要考虑一下自己的工作性质,根据实际情况进行更合理的安排。


集中处理类似事务——处理邮件、打电话、与同事讨论工作,这些都是每天要做的类似事务。列好事务清单后,可以根据情景或涉及人员做好分类,然后集中处理。


记录时间——觉得自己效率不高的朋友,可以专门找段时间,把自己每天花了多少时间做了什么事都记录下来,相信马上就可以找到效率低下的原因了。


思考比行动还重要——虽然大家都强调执行力,但对于职场上的脑力工作者们来说,勤于思考,用思考成果来提高工作效率,比傻乎乎的埋头苦干要好的多。

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