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怎么样才能让邮件说话,让邮件传递你的情感!

来源:五百丁 作者:五百丁小编

怎么样才能让邮件说话,让邮件传递你的情感!.jpg


对的,书写可以替代说话;但很遗憾,书写本身(含邮件)不会自己说话,它的声音只能是由收件人代为朗读或解读,这是收件人的特权。


而文字传递出的情绪及感情色彩—喜悦的、平静的、强硬的、挑衅的,是收件人、也只能是收件人,根据自己开启该文字时的心情、态度去赋予的;这中间是有操控的:


收件人用情绪、态度去操控你传递的文字,可能是“有意识的”,也可能是“有意的”。


断章取义是人之常情


“有意识的”是指收件人了解自己的情绪可能会影响自己对内容的解读,如果他愿意,这种了解会帮助他去调整和确认自己的理解。

 

“有意的”是指收件人明明收到了一封读起来是积极的、善意的邮件,但他基于对发件人的印象和归类,仍然坚持怀疑这种积极和善意。


这不是收件人当下的心情左右的,而是由收件人对发件人的印象和归类决定的,这种印象和归类形成于收到该邮件之前,所以收件人没有必要通过干预自己的情绪而影响文字,他早有他的判断。

 

如果,当收件人、寄件人之间没有很多的了解和信任时,“邮件自己不会说话”的事实值得每一个人注意。


同样一句话,带着不同的心境去读,解读到的,文字内外的信息,差异可以非常大。

 

对方的一个简单的请求:气儿顺的时候看,可能就是“举手之劳”,心里的回复就是“Well, I can help”;气儿不顺的时候看,甭管你加一个“please”,两个“kindly”都作用不大,对方接收起来仍觉得是“讨厌”,心里的回复就是“ME? Again?  Are you sure?!”。


对方读出来是什么就是什么,这真的是人家的特权。


而更无奈的是,你不是总有机会去了解对方的解读结果,而对方对你可以屏蔽、甚至可以修改他的真实感受。


因此,我前面写的都是“心里的回复”,人家可能牙咬的紧紧地,回复你——With pleasure.


文化差异上也往往有所体现


而当两个人用非母语交流的时候,内容的准确传递都很难确保,语气的解读就更容易失真和多变。


情绪和理解力在起作用的同时,双方对这门外语的驾驭能力、对彼此语言文化差异的理解和把握(如果对方是外国人),都在添乱。


但没办法,实际情况是在大多数外企,就是两个中国人英文来英文去的,但好过一个中国人和一个蒙古人用英文讨论如何解决中国人在蒙古人的建筑工程中发现的会计问题。


你是你所想,并非你所是

 

前些年我挺喜欢写邮件的,还经常是长篇幅的邮件,大段大段的论述,按下“发送”键的瞬间,特别有成就感。


当显示对方邮件进来时,有种变态的兴奋,准备再战一场似的——邮件数量在增多、篇幅在加长,可问题完全没有解决的迹象,关系还搞僵了。


因为我以为我是在“帮忙”,对方的解读是“挑刺”;对方也许在回复中试图“澄清”、寻求“理解”,而我的解读是“狡辩”和“顽固”,最终导致矛盾不断升级。


其实这种邮件的伤是可以避免的,如果我们清楚知道——邮件自己不会说话;而在双方的信任建立起来之前,邮件借助收件人发声,可以有无数种变调。


人们热衷于用表情发声 


邮件自己可不会说话1.jpg


某宝语为什么在最前面用个“亲”?这个亲,便是示好的、用来拉近乎的,它在调整它要带的后面的整句、甚至整个对话的基调,它在“说”——我是友好的、友善的,请用善意和开心来理解和阅读我后面要敲的所有内容。


后面往往再加个小笑脸、红唇——虽然你看不到我的表情、听不出我的语气,我发的表情在这里就代表我的样子——还是在尽可能的引导对方解读、相信自己的友好态度。


据观察,绝对是女人之间发微信更喜欢用表情。


我的理解是,因为女人更敏感,更容易也喜欢剖析话中话、弦外音,对于她收到和发出的内容,都是如此。


所以,她们彼此都需要借助表示“欢乐”的表情尽可能确保对话是在“愉悦的气氛中顺利进行”的。


职场邮件中切莫依赖表情


邮件自己可不会说话!2.jpg


但我们在商务邮件中不能总这么来,显然不够专业、职业。那我们应该怎么做呢?

 

首先,了解“邮件自己不会说话”这件事本身就已经很有帮助了。

 

——在此基础上,你就可以预期对方有多种“语气”解读带来的不同反应态度、你就可以以此尝试理解为什么经常有意想不到的回复发生。


——而换位思考,当你在收件人的位置,也请记得,你读的到是经过自己的态度、心情、甚至是理解能力去加工、过滤、处理的,不见得是对方的本意。


而当你对读到的某些情绪感到意外,也要先考虑自己今天有没有什么不对头,是不是阴郁的心情、低迷的状态给邮件的内容加了滤镜,拦截了问候和友好,而只留下了指令和要求。

 

第二,别再钟情于发邮件了!当你意识到“邮件自己不会说话”,它可能淘气、闯祸、掉链子的时候,你再想想,非得发邮件不可吗?

 

我们不是为了发邮件而发邮件,你一天的工作不应该按发了多少邮件来衡量的;发邮件不是作文比赛,写得再漂亮都不一定解决问题。


那我们为什么要发邮件?有很多答案——传递信息、留下证据、安排任务、沟通分歧、解决问题等等。


发一封邮件之前,我们需要问问自己:我发邮件的目的是什么?必须通过邮件才能达到吗?我能不能通过其他沟通方式去实现?比如面谈?比如电话?有没有可能会比邮件更高效、更准确?特别是为了“安排任务”、“沟通分歧”、“解决问题”而想发邮件时,等一下,一定有比发邮件更好的沟通办法!

 

而对于之前就已经有过不愉快的打交道经历的人,就别再和他发邮件了,你的邮件再好也可能会被最终读错,试试别的办法,让你的沟通更自主。

 

第三,如果一定要发这封邮件,特别是对于重要的邮件。


我们需要做的是:

 

——先把自己的心情调整到位,让这封邮件确确实实成为你快乐心情的产物,那么它随后能传递积极态度的概率也大起来;


——多读两遍,横看竖看,看看是不是有些用词和表达,容易让对方产生误解;


——如有可能,提前跟收件人就邮件事宜做了较为充分的线下沟通,去铺垫或确认对方对你的用意和真心的解读;


——做事后跟进。

 

最后,需要补充的是,虽然我们的邮件可能被误读、被曲解,但我们没有必要在措辞和语气上做过多的铺垫和让步,以至于通篇文字的气场硬度为零,透过文字看到是发件人一副唯唯诺诺的样子;


也没有必要不适度地预先排除对方可能的任何错误解读,让对方觉得你是在低估自己的理解能力、或单纯认为你是个怪人。


结语


如果,你还有那么多担心和不确定,想去帮不会说话的文字——怕它又被误解,又害你受委屈,那么,不是你对自己的文字没有信心,而是你对眼下沟通的问题及对方这个人没有信心,这时候,就不是邮件能解决的,别强求它了,考虑换种沟通方式吧。

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