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关于接待工作的一些干货心得!

来源:五百丁 作者:五百丁小编

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接待工作对一个组织来说,属于行政工作范畴,虽然繁杂、技术含量不高,但却考验一个人的全局思维和组织能力,是一个组织展现对外形象的重要窗口。


以我参与几次重大活动的接待体会,以下三句话是做好接待工作的关键原则,是不是干货,你看了再说!


一、细节决定成败


对于接待工作来说,只要有一个细节被疏忽,出现一个差漏,你付出的汗水和心思再多都无法弥补,因为任何一个组织对接待工作的底线要求都是不出差错,一般要求是有序衔接,最高要求是意外惊喜。


不够细心负责的人,都不适合干接待工作;没有全局思维的人,更干不好接待管理工作。以我的实践体会,“细节决定成败”应是接待工作的“指挥棒”。


在接待计划环节,有两个重要细节需要做到:


1、与来访领导(嘉宾)的陪同人员对接好相关信息,包括来访者行程目的、预想安排,主要领导者的饮食、住宿偏好等;


2、根据获得信息制定两份接待方案,其中一份是给内部人员看的接待分工方案,另一份是给来宾的行程接待方案。


二、分工决定成效


接待计划完成后,对接待工作进行合理内部分工决定了工作成效。以我的体会,在进行接待工作分工时,要特别考虑好三个层面的事务:


1、选择合适的人,首选心细机灵的人参加接待工作;


2、清晰告知具体工作,要让每个参与接待的人都非常清楚自己在什么时间和地点干什么事,最后干成什么样才够要求,要有接待工作明细标准;


3、建立及时互通的汇报机制,建立一个接待工作微信群,自己负责的内容有什么变化,要第一时间告知所有参与接待工作的人。


三、沟通决定成事


世上做人的服务工作,经常是计划不如变化快。接待工作经常有预先想不周全的地方,这个时候就要发挥大家的集思广益作用,要召集大家一起想想还有什么遗漏地方需要注意。


依我个人的接待管理实践,我总结了一个应对变化的良策,就是在前一个接待环节过程中,我会马上进行下一个环节的准备复查工作,会与相关人员逐一通电话,这样做如发现遗漏或变化的地方可以进行即时补救。


记得两年前,一位厅级干部带队考察我集团贵州学校,我是接待总执行人,在贵州某地入住酒店的上午,一行领导要乘车外出考察,我接到司机电话说酒店前厅无法停车,他把车子停到后门,让领导从后门上车;当时,我没多想就应答下来。


随后,我打了一个电话咨询领导随同秘书的意见,他说不能让领导从后门上车,从前门上车这是礼仪。我马上意识到重要性,立即与酒店前厅经理联系,让他赶紧协调把前厅门口的车子安排走,以便让我们的车子能够停在前厅门口迎接领导们上车。


事后我想了一下,幸亏我及时与领导秘书通了一个电话,不然我就出大漏了。那次接待活动取得圆满成功,非常得益于这种即时沟通后的临机应对。


接待工作虽然不是我的主业,但我一直坚信世事洞明皆学问,只要用心做任何事情,都能把事情做得足够完美,并能悟出一些门道来。

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