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怎么样才能养成良好的邮件收发习惯?

来源:五百丁 作者:五百丁小编

原文标题:么样才能养成良好的邮件收发习惯?


邮件收发规则?你谈这个,那多简单啊,一收一发,上传附件,点击发送,就这样子嘛还用说,别浪费我们的时间了好吧?求你了,让我浪费你几分钟,不让我说的话,我心里憋挺慌。


怎么样才能养成良好的邮件收发习惯?.jpg


好了,邮件咱都会用吧?那我就开始谈谈邮件相关使用规则,尤其可能大概经常自诩为十分专业的资深的金融人士,按照你以往的习惯发个邮件,也许估计差不多就暴露了自己究竟有多么的不专业。


1、通常标准


暂且不说一封邮件的问题能不能得到解决,其实每天都要发出十几封甚至几十封邮件,这样高频率的重复工作却并没有让你成为一个撰写邮件的专业选手,是不是感觉到很遗憾。


相反的,我们每天所收到的邮件中,没有主题、词不达意、忘记附件、附件太多且没有文件名、冗长混乱者不在少数,而真正言简意赅、切中要害的邮件则凤毛麟角,也许这是因为,写电子邮件乍看上去是如此简单的一件事情,也就容易让人忽略那些本该在初入职场就应该掌握的撰写邮件的技巧。

 

2、客户端规则


比较专业的就是Microsoft Office Outlook(*.*)功能比较强大而且专业,还有可能很多有用网易邮件、QQ邮件、Gmail、搜狐、新浪等等,但是最好用本家的客户端,这样更方便兼容及管理,你不想别人给你发邮件经常去垃圾箱取吧?(其余客户端在此不推荐了,自己搜索N多,各取所需,你觉得好才是真的好)

 

3、发件人规则


发件人,当你尝试发一封邮件的时候,对所有的收件人来说,你就是一个临时的“领导”,在邮件中要起到协调和把握大局的作用。要认真的思考谁是“收件人”、“抄送”给谁、“密送”给谁,工作如何详细周到的分工安排,才能让所有收件人都认真对待你的邮件,收到满意的答复和效果。

 

4、抄送规则


抄送给谁,意味着这个事情需要其知悉并了解,把控全局,如果正文中有要求就需要其调度了,这通常需要两个部门领导之间协同工作的,两个部门领导或者多个部门领导都在抄送列表当中,这样收到邮件其知悉了,就可能会对收件人的工作进度有个约束,毕竟已经抄送给TA的领导了嘛,TA的内心里还是有些压力的。

 

5、密送规则


密送给谁,这个就十分复杂了,人们设计这个功能不知道出于什么心里,通常都是为了隐瞒一些信息,而在公开透明的企业文化中,这种隐瞒的做法不仅会让你弄巧成拙,甚至有些搬弄是非的意味,你为啥要密送,难道这个不能公开说么?当然如果出于备份必要的话,密送给自己的另外一个邮件地址也是不错的选择。

 

6、主题及分类规则


一封邮件尽量通知或者表达一个动作内容,切记很多事件不能一勺烩,很多人宁可把时间浪费在自己的身上,也不愿意浪费在你身上,所以你尽量节约一下别人的时间,因此越是内容短小的邮件,越能起到好的沟通效果,主题就是将邮件内容极精简成一句话,是十分必要的,简洁明了。


用简单的语言描述工作的内容,让收件人一目了然知道你要做啥,邮件通常有几个类别:通知(分行、支行、部门、会议通知等)、材料、汇报(日报、周报、月报)、回复、疑问、分享、探讨、求助。

 

「分享」分享一个常用的时间管理软件


「汇报」2015年贸易金融条线汇报材料


「会议通知」定于2016年1月13日召开2015年全行经营工作总结会议的通知


「日报」全行增量日对比数据及单户大额增量报表

 

7、邮件组规则


有些单位选择邮件组规则,比如IT支持、统计报表、贷审会、相关绩效委员会等等等等,这样的邮件规则简单明了,而且不会遗漏一些关键人物。

 

8、正文规则


邮件的写法非常重要,需要文笔出色、严谨、简洁明了,不宜长篇大论,邮件的结构、逻辑要清晰,不光要把事情说清楚,还要表达出自己的分析、意见建议,以及下一步安排的工作计划。此外还有一些小技巧。


比如邮件发送的时候可以选择优先级,可以要求收件人发送回执等等,掌握好这些技能,一定能助你在工作中更得心应手。


9、延时及定时发送规则


延时规则就意味着需要支持后续发送的功能,如果你没想好或者打算稍后发送,可以添加到任务里,等你想如果有些问题还可以弥补,给自己缓冲余地,定时发送也是可以的。

 

10、附件规则


如果有附件,千万别忘记带上,经历过收到邮件没附件,那种心情十分悲怆而凄凉,如果有千万别忘记,重要的事情就说一遍,请在邮件正文写清楚有几个附件,格式是什么?


建议使用PDF格式的文档,这样发布出去,不用担心格式会被其他人因为机器及字体的原因而改变,方便收件人进行阅读你设计那么优美的板式,为什么不呢?

 

11、签名规则


一般会用邮件客户端设置常用签名,网页端也有签名功能。新建或者转发邮件时候,自动读取签名,包含:姓名、部门、公司,联系电话、邮箱等内容。如果单位统一要求那就统一格式,如果没有的话,就尽量精简大方,让人家能随时找到的你商议邮件下一步如何进行。

 

12、邮件收尾规则


加上一些比较精简的英文短语,瞬间提升个档次有木有?


Best,My Best,My best to you,All Best,All the best,Best Wishes,Best Regards,Regards,Warm Regards,Warmest Regards,Warmest,Warmly,Take care,Thanks,Thanks so much,Thanks!,Thank you!,Many thanks!,Thanks for your ,consideration.,Hope this helps.,Looking forward,RushingIn haste,Yours Truly etc..

 

如果你还需要让收到邮件的人进行下一步动作,尝试贴上下面这几句话,是不是会更显的专业?

 

I look forward to hearing from you.


我期待收到你的邮件。

 

I look forward to hearing from you soon.


我期待很快就收到回信。

 

I look forward to receiving your reply.


我期待不久就收到你的回复。

 

I look forward to seeing you.


我期待与你见面。

 

I look forward to meeting you.


我期待与你会面。

 

I look forward to speaking to you on this matter.


我期待和你探讨这个问题。

 

Please let me know a convenient time for us to meet.


请告知我方便见面的时间。

 

If you need any further information, please do not hesitate to contact me.


如果你需要进一步信息,马上联系我。

 

I will let you know more details as soon as I have them.


如果我有进一步消息,会马上通知你。

 

Please feel free to call me any time on my mobile: 189 8888 8888


任何时候都可以打我手机,我的电话是:189 8888 8888

 

I would appreciate your immediate attention to this matter.


如果您能马上关注这个问题,我将不胜感激。

 

As this matter is urgent, I would be grateful for a swift response.


考虑到这个问题很紧急,如果能尽快恢复我会很感激。

 

暂且写了一篇能用到的撰写邮件的规则,尽言吾知,未必尔肯,权当是做个分享,纠正下日常我们不太正常的习惯。

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