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邮件怎么写才专业?这才是专业的邮件写法

来源:五百丁 作者:五百丁小编

曾经的我以为职场发邮件跟平时QQ邮件通讯没什么两样,直到一脚踏入职场后,才发现其实远远没那么简单......近来不少同学跟我反映说,自从进入职场实习后,发邮件屡屡出错,不断地被领导数落,希望我能针对此出一篇推文,其实邮件也没那么难,但要注意许多细节上的问题。下面我们具体分点讲讲:


1、搞清对象


在一般的邮箱中,都会设置有“收件人(TO)”、“抄送(CC)”、“密送(BCC)”三个发送对象。


邮件怎么写才专业?这才是专业的邮件写法.jpg


三个对象的职能各不相同,一定不能搞混!!!


收件人:本邮件主要负责人,要求回复邮件。


注意:收件人排序要按照职位高低进行先后排序


抄送:需要知晓或可能配合的人,不要求回复邮件。


注意:不要抄送给无关的人,以免造成邮件轰炸


密送:只有发件人知道密送给了谁,且被密送者不知道该邮件是否还密送给了其他人。(一般用于保护隐私,防止泄漏邮箱等......)


2、表明主题


邮件主题应该简明清晰表明主旨,有一定信息量,切勿模糊笼统。可适量添加前缀让标题更加醒目。


例如:


【请示】关于与Parsons设计学院开展教育合作相关事宜


【紧急】公司新品发布会最终版PPT确认


3、称呼到位


正式的工作邮件不同于日常的便条,需要加上适当的称呼以及落款。


一般来说,称呼以发送对象的职场身份、职业为准,不清楚的称呼为“先生(男)”、“女士(女)”。例如:刘总监、詹先生、邓医生。


(注意:切记称呼男士为“X同志”、称呼女士为“X小姐”,问我为什么?你懂的......)


专业的邮件写法.jpg


同样,为了显示专业性也为了方便许多人会设置签名档,但需要注意的是在签名档中只留公司的职称和联系方式,与公司无关的联系方式(如个人微信、QQ)就不要一并列入签名档中。


4、逻辑清晰


正文内容里尽量少口水话,简明扼要地将5W1H(What什么事?When什么时间、截止时间?Where什么地点?Why为什么做?Who主要项目负责人是?How如何执行、配合)阐述清楚。在开头和结尾加上礼貌性的开场和感谢。


5、附件格式


附件格式是一个老话题了,我们经常会在给HR发送简历或者给领导客户发送文件的时候遇到对方打不开的情况。你不能保证受众跟你一样在电脑上安装了所有适配的软件。


因此,在发送office类文件(word、excel、ppt)时应尽可能将文档转化为低版本的文件,如应将pptx转换为powerpoint2003兼容的ppt格式或PDF格式。


如果你要给国外的客户发送掩饰文件,最好再准备一份keynote的文件,天知道他的macbook电脑上有没有安装office呢?


6、分类管理


随着我们接触越来越多的事情,邮件也渐渐多起来了。不少人经常抱怨每天一到办公室打开电脑未读邮件就是99+,这都是你没有很好地分类各种邮件造成的后果。


在这里我给大家的建议是申请三个不同的邮箱,对不同类型的邮件进行分类管理。


(1)私人邮箱:一般用QQ邮箱,接收朋友、同学等发送的私人信息。


(2)公司邮箱:一般用公司提供的邮箱,方便调用公司通讯录。


(3)注册邮箱:用于注册各种论坛、网站账号。

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