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HR的年终总结怎么来写?

来源:投稿 作者:Leo

年终岁尾,总结一年的工作成了职场人士的必修课程。如何才能快速、有效写好年终总结。作为曾经的资深HR从业者Leo为您分享其中的门道。2014年之后,我写总结从不发愁,认真想想应该是读MBA时掌握了某些核心方法的原因,今天就跟大家全盘拖出,让您在写总结时能得心应手,随手拈来。


HR年终总结-报告.jpg


一种心态:当是给自己写


就像战略、企业文化等决定企业能走多远的东西看起来都比较虚一样,作为HR来说,能把年终总结写好的第一个重点看起来也比较虚——要以给自己写总结的心态写工作总结 ,很多时候,HR写不好年终总结就是这个问题。


未动笔写之前,先摆好心态,就当成是为自己总结过往全年工作中的得失体会。每个人都会用心总结自己的所学与所得,至少要比单纯完成工作的态度认真很多。别小看这一点儿,有好的根基才能写出言之有物的总结。


两个框架:6W1H,问题-解决


逻辑框架是写好年终总结的第二个要点。最简单的东西往往最重要,在此给大家推荐两个基本框架,即“6W1H”和“问题-解决”。有句话叫“非名山不留仙迹,是真佛只道家长”,能把基本问题讲清楚的总结才是一份好的总结。


首先是“6W1H”法,流传很广也很有效。


What——2015年完成的工作主要是什么?


Why——该项工作的意义和价值是什么?


Who——是谁分别在哪项工作中承担什么责任?


Whom——工作的服务的汇报对象是谁?


Where——工作是在哪儿进行的?


When——工作的时间安排怎样?


How——完成工作所使用了什么方法?


总结整体工作时,如果不知如何下手,从哪儿开始,6W1H方法需要随时用到。


其次是“问题-解决”法,是具体描述问题的一种逻辑框架。


笔者曾经面试过不少清华、北大的状元,发现他们其中的大部分人除很聪明之外,都很擅长利用“问题-解决”法,简单来说就是如下三步:


1、描述问题的现象并且分析其中原因


2、自己的工作对解决问题产生的效果


3、说明该问题得到怎样的解决和落实


总结单项工作时,“问题-解决”法是一件利器,可以帮您突出体现自己的贡献。


Case Study HR参与公司年会


2015年12月公司年会,起初面临重重困难,比如:时间短(筹备至完成只用1周时间)、任务重(全国20个分公司)、难度大(流程多次变更、领导时间不确定)等。


HR部门开动脑筋、因地制宜、连续一周加班至凌晨1点,终于顺利完成任务。


年会如期招开,公司领导、各部门总经理、部分员工参加了年会并表示效果很好,达到并超出预期。


三种表达


有总分有详略、有数据有图表、有过去有未来好的表达方式是写好年终总结的第三个要点。


首先是有总分有详略


写总结也是写文章,文章整体框架需要“总分总”是不会有根本改变的,先总结出本年度的整体工作表现,再分项按分块和分条的方法具体说明工作,总结最后再次对整体工作进行汇总并做简单展望。


如果说领导的注意力也是种资源,那么此类资源也是很有限的,好的年终总结就是要能抓住并有效利用这种资源。具体而言就是不能把所有的事情写的字数一样多,要对重点成绩与工作进行重点描述,对不重要的略写或者不写。要知道领导看年终总结的方法,他们会先看重点,重点不突出直接不看了,所以有详有略非常重要。


其次是有数据有图表


当咨询顾问时前辈讲过一句话“字不如数,数不如表,表不如图”,意思是用文字描述不如用数字描述来的直接,能把数字整理成表格就更好,表格如果能画成图表,那么表现力会大幅度提升。


写年终总结必然会碰到一些数字,而上面的方法刚好用到,比如:入职离职人数、招聘人数、绩效考核覆盖率及改进情况等。有数字、有图表的总结才是好总结。


最后是有过去有未来


总结的目的在于如何发挥之前的优势,减少工作中的错误,因此展望就变得尤为重要。在此提示,展望要具体,有时间规划有目标、可衡量。


Case Study HR2016年计划全面开展绩效考核 


2016年,HR部门将立足之前行政部门绩效试点,总结相关经验与教训,把绩效考核落实到公司所有部门。


2016年3月之前覆盖除研发之外的所有部门(6月绩效考核将覆盖研发部),9月完成上半年考核汇总,按“收集数据-考核打分-绩效改进访谈-改进落实”的四步绩效周期进行。


2016年将在2015年绩效试点的基础上实现公司全面绩效管理,为员工奖惩、公司经营提供数据支撑。


总之,通过以上方法,相信写东西不再对您是种负担,您也必能写出一份自己满意,领导也满意的好总结 。

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