个人中心
首页 > 求职指南 > 求职技巧 > 正文

找工作、考研究生:如何发一封Professional的英文邮件?

来源:五百丁 作者:五百丁小编

行走江湖,每日被多种英文邮箱轰炸,可是这些翻译成英文的邮件仿佛永远都差了一点Professional的语调?那么找工作、考研究生,如何发一封Professional的英文邮件?究竟什么是写邮件的要点?如何抬头和结尾?小编今天就讲讲英文邮件的一些要点。


英文邮件.jpg


1. 问候语 Salutation


a. 如何问候的第一标准是来自对方,如果对方已经表明过“You can call me XXX”,那么就直接称呼即可。如果不确定如何称呼可以在邮件最末尾问对方希望如何被称呼。


b. Profession/Doctor/Governor等名字请全拼出来


c. 那么除了名字以外的问候语有很多,比如Dear, Hi, Hello. 通常的原则是,如果两人是陌生人或者还没有沟通过,那么可以用Dear或者Hello,如果已经熟悉,可以用Hi。有些同学可能会觉得Dear有亲爱的含义本身含义,如果介意的话也可以用Greetings等。很多对公司里并不确定是具体收件人是谁的邮件,可以采用“To whom it concerns”


d. Follow their lead. 如果对方先发的邮件,问候语采取的是什么的话,跟着使用就好啦~


2. 邮件开头


很多短的邮件或许只需一个开头,那么正文部分的注意要点其实在这里也十分适用。


首先要通过与对方的了解程度来决定是否需要做Introduction(自我介绍),如果需要的话应该放在最开头。例如给教授请假的邮件就应该写清自己的姓名,在其所在的班级和Section number等。如果是申请工作的邮件则应介绍自己的专业信息,申请工作的Job Title等。


那么如果双方已经熟知,就无需自我介绍。文章的正式开头应该清晰明确的讲述你的目的,最常用的一个句式就是“I'm writing to...",例如,"I'm writing to ask if you can write a recommendation letter for me". 另外也可以用“I'm wondering if youcan..."这样的句式来表明你的目的。


如果是回复对方的邮件,应该采用"Thank you for contacting me", 或者如果对方回复了你先发送的邮件,开头可采用"Thank you for your prompt reply"表明对对方快速回复邮件的感谢。


如果是发给一个陌生人,而你的邮件要标明请求,例如给教授套磁,跟潜在客户联系,可以在开头先通过夸赞对方的方式吸引眼球,表示对其研究的兴趣,产品的兴趣等,避免对方立刻删除邮件或者不去回复。


如果是有请求的内容时,最好开头也可以问候一下对方:I hope you're doing well


如果是催促对方回复早已发出的邮件时,可以采用" Just wanted to make sure that this email, which I sent on September 15, made its way to you... Thanks very much!"然后再包括当时的邮件的方法。


3.邮件结尾及落款


结尾亦是需要表示感谢,如果有请求的内容,最常用的是单独一行写出“Thanks for your consideration"。如果是合作或者希望对方回复的邮件,可以采用 "I look forward to hear from you",另外如果有需要会加上“If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know. "


落款的词语有很多,如果是在对教授,申请工作等场合,采用"sincerely"最为常见。而日常对话中,一般采用"best/all the best/best wishes/thanks"等。


最后写自己姓名和联系方式时,联系方式不宜过长。电话可以加也可以不加。


如果设计了自动签名,最好只有联系方式,不要把姓名放在里面,而改用每次手动添加以示尊敬。


4.正文、标题等注意要点


a. 写邮件的顺序是,先插入附件,再写标题正文,最后写收件人。这样会保证附件不会被拉下。


b. 标题里要标明意图,这样别人才会点击。但是请勿加入"urgent"等字眼。比如申请工作的邮件采用“Application for XXX(Job title)+姓名等信息”的邮件。要考虑到如果对方回头再搜索的时候,可以轻易搜索到。


c. 用语要严肃,"haha"或者“LOL”等不易在邮件里出现,另外简写单词要全部拼出来。


d. 少用感叹号。少大写词语。


e. 多写Thank you和Please。我们写邮件很容易就会显得很凶。


f. 要记得Professional邮件里最重要的东西就是,时间,所以要记得感谢对方给你献出时间


g. 分段的准则是不同含义不同段落,一般而言段会分的比正常写作要快一些,很多情况下甚至一句话就是一段。


5. 举一个栗子:向教授请求


Dear Professor Rebecca Lorimer,

I'm curious if it's still possible to add your class, Intermediate Composition (18814: at 2:30T/R)?

I already have a BA (in LCA from UW), and an MFA in Creative Writing (Poetry) from the Iowa Writers' Workshop - but my formal writing skills are poor. I would like to take this class in order to improve my composition skills, as I'm returning to school to do Post-Baccalaureate study.

Please let me know if it would be possible to register for your class - if so, I would be most grateful.

Thanks for your consideration.

Sincerely,

Amelia Salisbury


0

二维码

1.五百丁遵循行业规范,任何转载的稿件都会明确标注作者和来源;

2.五百丁的原创文章,请转载时务必注明文章作者和"来源:五百丁",不尊重原创的行为五百丁或将追究责任;

3.作者投稿可能会经五百丁编辑修改或补充。

Word简历模板

  • 最美简历合集
  • WORD简历模板
  • 线轴简历模板 清爽风格
  • 图形化创意简历模板合集
客服在线时间:9:00-18:00

Copyright © 2014-2016 500d.me. All Rights Reserved.

个人中心 - 帮助中心 - 网站地图 - 粤ICP备14072413号