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商业英语电邮的正确用法,你一直用错了这些?

来源:五百丁 作者:简历君

商业英语电邮,你一直用错了这些!.jpg


Plain English才是黄道很多人以为商业英语电邮是要用上长句子,死板的词汇,生硬的称呼才能称得上专业! 其实你错了,那么商业英语电邮的正确用法,你一直用错了这些?


五百简历君:一起来看看商业英语界的新潮流吧!


结构-  O.A.D.C.

O - Opening (开端):写你来信的原因。e.g. I am writing to; I am sorry to; Thanks for ... 这些都可以让人很快知道你来信的用意!

A - Action(行动):告诉读者要他/她做的东西。e.g. Please pay; Please fill in; Please let me know... 

D - Details (原因/细节): 列出要注意的内容,或者解析行动的重要性。e.g. The details are; This is because...

C - Closing (结尾): 主要用来加强给人的压迫感。e.g. I look forward to; Contact me if...


例子

Hi John, I am writing to follow up on my email dated 1 July about the outstanding rental. Please pay $1000 by this coming Friday to my account. My a/c number is: XXX. I look forward to receiving it from you soon.

 

过时又可怕的用词


1. Kindly - 很多人喜欢用Kindly这个字,以为用它会表示親切,友善的意思。其实这个字如果单独作为形容词的话,真的有酱的意思。但是, 文法上,如果你用它在一个句子里面,它跟“Must, Request”等要求别人做事的意义。用了这个字等于说: “I request you to...”。 所以,在用不用它,要想清楚了!


2. Sorry for the inconvenience caused - 用这个 代表你已经过时了!觉得要用这样的一句才能看得上专业地表示歉意?其实,它只会显示你没有抱歉的诚意,老气,过时!真正想道歉,用上一句I apologize...反而不会让人反感!

3. Please do not hesitate to contact... - 有一过时,老气的用语!为什么?因为无论如何你都是想表达自己愿意联系的意思,那么不如把这句说得更诚恳。试问谁想看到一个像电脑自动回复的样板电邮?你可以写成:“I am happy to answer your queries by...

 

"句子的字数,长度


相信大家也不喜欢收到长的电邮。特别是重复又重复的点子。所以一句的长度一般不要超过15字!一段也不要超过5个句子。怎样做到?首先:要用直接,清楚,简单的词语。其次:句子之间有逻辑和組織性。最后:千万别重复已经说过得话!


縮寫


Plain English 不等于要用縮寫喔。很多人为了方便,会在縮寫,但是,在商业英语的电邮中,就要避免了。例如:u gotta re: de ppl asap, if u cmi, i'll do. 看到这句,你和我的理解可能会因为说风,文化不一样而产生错误的解读! 


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二维码

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