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工作中的6个发邮件小技巧——看完半数人会被自己蠢哭 !

来源:五百丁 作者:简历君

职场邮件发送方式.jpg

你会发工作邮件吗?你发邮件的方式正确吗?不、不、不,先别急着回答上述两个问题,等把文章看完,再给出答案也不迟。

1、标题要准确简短:标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”。更不要用空白或是outlook的标题,这是很失礼的行为。在写邮件标题的时候,一定要简短、一目了然。最好写上来自**的邮件,这样既便于收件人识别,又便于保存。

2、称呼要第一行顶格写:邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL;如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。(不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。)

3、正文多用1234之类的列表:最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。还有,如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4、尽量少使用表情符号:Business Email 不是你的情书,所以:)之类的最好慎用。在商务信函、工作信函里面这样显得比较轻佻

5、附件要在正文中交代清楚:如果邮件带有附件,正文中应对附件内容做简要说明,以提示收件人查看。附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。

6、发件人姓名要规范:当邮箱提示“‘来自火星上的猴子’给您发来邮件”你会不会被雷的外焦里嫩。使用QQ邮箱发件,如果没有特别修改发件人姓名,那系统会默认使用QQ昵称。用一个不规范的名字,发送一个非常严肃的工作信函,想想,都觉得醉了。各位,发件之前,一定一定要特别检查“发件人姓名”这一栏,切记!


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